Depois que um projeto dá errado, todo mundo encontra os motivos com facilidade. Esse conhecimento chega tarde. O pré-mortem inverte a lógica: antes de começar, o time finge que o projeto fracassou e escreve o que causou o fracasso. A técnica aproveita a nossa capacidade de explicar o passado para enxergar riscos do futuro.
Como a técnica funciona
Na autópsia tradicional, o projeto já terminou mal e se estuda a causa. No pré-mortem, a reunião acontece no início, e o facilitador diz algo como: estamos no futuro e o projeto foi um fracasso total; o que aconteceu?
Essa mudança de enquadramento deixa as pessoas mais à vontade para apontar falhas, porque não parece que estão criticando o plano ou o líder, e sim contando uma história.
Passo a passo para uma sessão de 45 minutos
Reúna todos os envolvidos relevantes, inclusive quem costuma falar pouco. Explique a regra: sem julgar, sem defender o plano, sem debate nesta fase.
Cada pessoa escreve sozinha, por cerca de cinco minutos, as razões pelas quais o projeto falhou. Depois, todos leem em voz alta, uma por vez, e o grupo agrupa as causas parecidas.
- Descreva o projeto e a data prevista de conclusão.
- Peça que todos imaginem o fracasso completo.
- Escrita individual em silêncio, com post-its.
- Leitura rodada e agrupamento de causas semelhantes.
- Votação das causas mais prováveis e mais graves.
- Definição de ações preventivas para as principais.
Exemplo fictício: lançamento de um curso online
Um time imagina que o lançamento foi um fracasso. As causas listadas: a página de vendas ficou pronta tarde demais, o professor principal ficou sobrecarregado, o público não entendeu a promessa e a plataforma caiu no dia da abertura.
Ações preventivas: fixar prazo interno uma semana antes, dividir o conteúdo entre dois professores, testar a mensagem em uma lista pequena e fazer teste de carga na plataforma.
Por que funciona
A técnica combate o excesso de otimismo, comum no início de projetos, e dá voz aos críticos silenciosos. Muitas vezes, alguém na equipe já tem uma dúvida importante, mas não a expressa para não parecer pessimista.
Além disso, as ações preventivas viram parte do plano desde o começo, e não remendos feitos sob pressão.
Cuidados
Não transforme a sessão em desculpa para travar o projeto. O objetivo é melhorar o plano, não cancelá-lo. Limite o número de ações a quatro ou cinco, para que sejam executadas de fato.
Por fim, revisite a lista no meio do projeto. Alguns riscos desaparecem, outros se confirmam, e novos podem surgir.
- Defina um responsável por cada ação preventiva.
- Revise a lista de riscos em reuniões de acompanhamento.
- Registre aprendizados para o próximo projeto.
Perguntas de aquecimento para o facilitador
Quem conduz a sessão pode usar perguntas simples para destravar o grupo. Elas ajudam especialmente quando o time está tímido ou muito confiante no plano.
Registre as respostas sem comentar. Nessa fase, a missão do facilitador é coletar, não discutir. Depois, o grupo escolhe o que merece ação.
- Se esse projeto falhasse feio, qual seria a manchete?
- O que nos faria perder o prazo?
- Quem poderia travar o projeto sem querer?
- O que estamos supondo que pode não ser verdade?
Antes do próximo projeto importante, reserve 45 minutos para esta conversa. Quem imagina o fracasso com antecedência costuma enfrentar menos surpresas desagradáveis.