Projetos sem patrocinador forte tendem a ficar perdidos na disputa por prioridades. O patrocinador é a pessoa que dá peso ao projeto dentro da empresa. Entender o papel dele, e saber pedir o que você precisa, aumenta muito a chance de sucesso.
Quem é o patrocinador
O patrocinador é, em geral, um líder com autoridade sobre o orçamento e com interesse direto no resultado do projeto. Ele não precisa dominar os detalhes técnicos, mas precisa ter poder para remover obstáculos e tomar decisões estratégicas.
Em empresas pequenas, pode ser o dono ou o diretor. Em empresas maiores, costuma ser o responsável pela área que mais se beneficiará do resultado.
- Autoridade sobre recursos
- Interesse no resultado
- Disponibilidade para decidir
O que se espera dele
O patrocinador aprova o projeto e o orçamento, ajuda a definir prioridades, resolve conflitos que o gerente não consegue resolver sozinho e comunica a importância do projeto para a organização. Ele também decide sobre mudanças relevantes de escopo, prazo ou custo.
Ao final, avalia se os benefícios previstos foram obtidos. Por isso, deve acompanhar o projeto de forma regular, mesmo que não participe do dia a dia.
Um cuidado importante é não confundir patrocinador com cliente ou com chefe direto. O cliente é quem recebe e usa o resultado; o chefe direto é quem gerencia pessoas no dia a dia; o patrocinador é quem responde pelo investimento e pela direção do projeto. Às vezes uma pessoa acumula papéis, mas é útil distingui-los para saber a quem recorrer em cada situação.
- Aprovar objetivos e orçamento
- Remover obstáculos
- Decidir sobre mudanças grandes
- Dar visibilidade ao projeto
- Avaliar os benefícios no final
Como o gerente pode ajudar o patrocinador a ajudar
Seja claro sobre o que precisa. Em vez de 'preciso de apoio', diga 'preciso que você converse com o diretor de TI para liberar duas pessoas na próxima semana'. Pedidos específicos têm mais chance de serem atendidos.
Prepare as decisões: traga alternativas, riscos e uma recomendação. Quanto mais fácil for decidir, mais rápido o patrocinador responde.
Reuniões curtas e regulares
Combine encontros breves, de 20 a 30 minutos, a cada duas semanas ou uma vez por mês, dependendo do projeto. A pauta deve ter a situação geral, os riscos principais, as decisões pendentes e os próximos passos.
Evite reuniões longas e técnicas demais. O patrocinador quer saber se está no caminho e como pode ajudar.
Outra boa prática é pedir ao patrocinador que apresente o projeto à equipe no início, explicando a importância dele para a empresa. A fala de quem tem autoridade dá legitimidade ao trabalho e facilita a cooperação de outras áreas, que passam a entender que o pedido de apoio não é um favor, e sim uma prioridade.
Quando o patrocinador some
É comum que o patrocinador fique ocupado e se afaste. Os sinais são decisões atrasadas, falta de respostas e perda de prioridade do projeto. Quando isso acontecer, converse abertamente: lembre os objetivos, mostre as consequências do silêncio e proponha um formato leve de acompanhamento.
Se o problema persistir, avalie com o próprio patrocinador se o projeto ainda é prioridade ou se deve ser pausado ou encerrado. Um projeto sem apoio dificilmente entrega valor.
Documente os acordos feitos com o patrocinador, como limites de autoridade do gerente, valores que podem ser decididos sem consulta e prazos de resposta esperados. Esse combinado reduz a dependência de aprovações para pequenas decisões e acelera o andamento sem perder o controle sobre aquilo que realmente importa.
Cuidados éticos
Mantenha a transparência mesmo quando as notícias forem ruins. O patrocinador precisa de informação correta para decidir. Tentar esconder um problema para agradá-lo só atrasa a solução e prejudica a confiança no longo prazo.
Um patrocinador engajado abre portas e resolve impasses. Marque esta semana uma conversa de 20 minutos para alinhar expectativas e definir como ele quer acompanhar.