Todo negócio convive com riscos: a máquina que quebra, o fornecedor que atrasa, o sistema que cai, o funcionário-chave que sai. A matriz de riscos é uma ferramenta simples para tirar esses temores da cabeça e colocá-los em uma folha, em ordem de prioridade.
O que é um risco operacional
Risco operacional é qualquer evento incerto, ligado à rotina de trabalho, que pode atrapalhar o resultado: falhas de processo, de pessoas, de equipamentos, de sistemas ou de fornecedores. Não confunda risco com problema: problema já aconteceu; risco ainda pode acontecer.
Listar riscos não é pessimismo. É a forma de decidir com antecedência o que fazer se algo der errado, em vez de improvisar sob pressão.
Monte a lista com a equipe
Reúna quem executa o trabalho e pergunte: o que pode dar errado aqui? O que já deu errado antes? O que depende de uma só pessoa ou de um só fornecedor? Quem faz o trabalho conhece falhas que a gerência nem imagina.
Anote cada risco em uma frase clara: 'o servidor de pedidos ficar fora do ar por mais de duas horas'. Evite frases vagas como 'problemas de TI', que não permitem medir nem agir.
- Equipamentos: quebra de máquina essencial
- Pessoas: ausência de quem detém o conhecimento
- Fornecedores: atraso ou falta de insumo
- Sistemas: queda ou perda de dados
- Processos: etapa feita sem conferência
Classifique por probabilidade e impacto
Para cada risco, dê uma nota de 1 a 3 para a chance de ocorrer (baixa, média, alta) e outra de 1 a 3 para o tamanho do estrago (pequeno, médio, grande). Multiplique as duas. O resultado, de 1 a 9, é a prioridade.
Por exemplo: queda do sistema com probabilidade média (2) e impacto alto (3) resulta em 6. Um atraso pequeno de material com probabilidade alta (3) e impacto baixo (1) resulta em 3. Os valores são ilustrativos e variam a cada empresa.
Decida a resposta para cada risco
Para os riscos de maior pontuação, escolha uma resposta: evitar (mudar o processo), reduzir (adotar controle ou manutenção), transferir (seguro, contrato) ou aceitar (assumir conscientemente). Nenhuma é certa para todos os casos.
Registre quem é o responsável e o prazo. Um risco sem dono se mantém no papel para sempre. Dê um plano de contingência a cada risco crítico: o que fazer exatamente se acontecer.
Revise periodicamente
A matriz é um documento vivo. Novos riscos surgem quando se muda de fornecedor, de sistema ou de local. Revise a cada três ou seis meses, ou sempre que ocorrer um incidente relevante.
Compare a pontuação antes e depois das ações. Se um risco continua alto apesar do controle, o controle talvez não esteja funcionando e precisa ser repensado.
Exemplo de matriz preenchida (fictício)
Em uma pequena confeitaria fictícia, a equipe listou quatro riscos: quebra do forno principal (probabilidade 2, impacto 3, pontuação 6), falta de ovos por atraso do fornecedor (2 e 2, pontuação 4), ausência da confeiteira-chefe (1 e 3, pontuação 3) e queda da internet no horário das encomendas (2 e 2, pontuação 4).
A conclusão foi priorizar o forno: contratar manutenção preventiva e combinar com uma padaria vizinha o uso emergencial do equipamento. Para os demais, bastou registrar um segundo fornecedor e treinar uma substituta. Pequenas ações, escolhidas pela pontuação, reduziram a exposição da empresa.
- Risco: quebra do forno; ação: manutenção preventiva e plano B
- Risco: atraso de ovos; ação: segundo fornecedor
- Risco: ausência da chefe; ação: treinar substituta
Reserve uma hora com a equipe, liste dez riscos e pontue cada um. Mesmo uma matriz simples já revela quais são os dois ou três pontos que merecem atenção imediata. O restante pode esperar a próxima revisão.