Corrigir uma falha depois que ela aconteceu custa caro. A FMEA, sigla em inglês para análise dos modos de falha e seus efeitos, faz o caminho inverso: examina um processo ou produto e pergunta o que pode dar errado, quão grave seria e com que facilidade perceberíamos. É uma ferramenta preventiva, usada em fábricas, mas útil em qualquer rotina repetitiva.
A ideia em uma frase
Para cada etapa de um processo, você lista as maneiras como ela pode falhar, as consequências e as causas possíveis. Depois, dá notas para três aspectos, calcula um índice e usa esse índice para decidir o que atacar primeiro.
A técnica surgiu em ambientes em que uma falha podia custar vidas ou milhões, como a indústria aeroespacial e a automotiva, e depois se espalhou. Hoje há versões para produtos, processos e até serviços. A lógica de olhar para o futuro e se perguntar 'e se isso falhar?' é útil em hospitais, escritórios de contabilidade, lojas e pequenas indústrias, desde que adaptada ao tamanho do negócio.
Os três critérios
Gravidade: qual o tamanho do dano se a falha ocorrer? Ocorrência: com que frequência essa falha tende a acontecer? Detecção: qual a chance de perceber a falha antes que ela chegue ao cliente? As notas costumam variar de 1 a 10, e, na detecção, nota alta significa dificuldade de detectar.
Cada empresa define sua escala; o importante é que todos usem o mesmo critério.
Dois cuidados melhoram muito a qualidade da tabela. O primeiro é descrever as falhas de forma específica, como 'etiqueta colada no produto errado', e não 'erro de etiqueta'. O segundo é basear as notas em histórico real sempre que possível, em vez de impressões. Se a equipe tiver registros de reclamações, devoluções ou retrabalho, eles tornam as notas de ocorrência e de detecção bem mais confiáveis.
- Gravidade: tamanho do dano
- Ocorrência: frequência provável
- Detecção: dificuldade de perceber a falha a tempo
O cálculo do índice de risco
Multiplica-se gravidade por ocorrência por detecção, obtendo o chamado número de prioridade de risco. Exemplo fictício: uma falha com gravidade 8, ocorrência 4 e detecção 5 resulta em 160. Outra, com gravidade 3, ocorrência 6 e detecção 2, resulta em 36. A primeira merece atenção antes.
Atenção: itens com gravidade muito alta, como risco à segurança, devem ser tratados mesmo que o índice final seja baixo.
Passo a passo de uma FMEA simples
Mapeie as etapas do processo. Para cada etapa, levante os modos de falha, os efeitos e as causas. Pontue, calcule o índice e ordene. Defina ações para os itens mais altos, atribua responsáveis e prazos, e depois repontue para ver se o risco caiu. O trabalho em equipe é essencial, porque cada pessoa conhece falhas diferentes.
- Mapear etapas do processo
- Listar falhas, efeitos e causas
- Pontuar gravidade, ocorrência e detecção
- Agir nos itens de maior índice
- Repontuar após as ações
Exemplo fictício: emissão de propostas
Em um escritório fictício, uma etapa é o envio de propostas comerciais. Falha possível: enviar proposta com preço desatualizado. Efeito: prejuízo ou desgaste com o cliente. Causa: tabela antiga salva no computador. Ação: manter uma única tabela de preços compartilhada e exigir conferência antes do envio. Detecção melhora, e o índice cai. É um caso inventado que mostra a lógica do método.
Perceba que a ação escolhida atuou sobre duas frentes ao mesmo tempo: reduziu a chance de a falha ocorrer, com a tabela única, e aumentou a chance de detectá-la, com a conferência antes do envio. As melhores ações em uma FMEA costumam fazer isso. Depois de implantadas, volte à tabela, pontue novamente e registre o novo índice, para ter evidência de que o risco realmente diminuiu.
A FMEA desloca a energia do combate a incêndios para a prevenção. Escolha uma rotina em que um erro seria caro e examine apenas as três etapas mais críticas. Já será um bom começo.