Reunião ruim não é a que dura muito: é a que termina sem decisão. Com um pouco de preparo, 30 minutos bastam para a maioria dos assuntos.
Antes: a pauta
- Escreva o objetivo em uma frase: “Decidir o fornecedor de embalagens”.
- Liste no máximo três assuntos, com o tempo de cada um.
- Envie a pauta e o material de apoio com pelo menos um dia de antecedência.
- Convide só quem precisa decidir ou contribuir. Os demais recebem o resumo.
Durante: os papéis
- Condutor: segue a pauta e corta desvios com educação (“vamos anotar e tratar depois”).
- Guardião do tempo: avisa quando faltar cinco minutos para cada assunto.
- Relator: registra decisões e responsáveis, não a conversa inteira.
Os últimos cinco minutos
Reserve sempre o fim para fechar. Para cada assunto, responda em voz alta:
- O que foi decidido?
- Quem é o responsável?
- Qual é o prazo?
Depois: o resumo
Envie em até duas horas um resumo curto com as decisões, os responsáveis e os prazos. Abra a próxima reunião conferindo esses itens.
Sinais de que a reunião não era necessária
- Ninguém precisava decidir nada: era só informar. Um e-mail resolveria.
- Duas pessoas conversaram e as outras oito assistiram.
Reuniões curtas e com fechamento claro devolvem horas à equipe toda semana.