Quando a equipe começa a falar de melhorias, a lista cresce rápido: automatizar isto, padronizar aquilo, trocar o sistema. Sem critério, o grupo acaba fazendo o que é mais fácil ou o que o mais insistente defende. A matriz de impacto e esforço é uma forma visual de escolher melhor em quinze minutos.
O problema da lista infinita
Listas de melhorias costumam virar cemitério de boas intenções. Sem priorização, nada anda ou anda o que menos importa. Cada pessoa defende o que a incomoda, e a discussão se baseia em opinião.
Priorizar significa escolher o que fazer agora, o que fazer depois e o que não fazer. Aceitar que algumas ideias ficarão de fora é o que permite concluir as que realmente valem a pena.
Como é a matriz
Desenhe um quadrado dividido em quatro partes. No eixo vertical, coloque o impacto, de baixo a alto; no horizontal, o esforço, de baixo a alto. Cada ideia é colocada em um dos quadrantes conforme a avaliação do grupo.
O impacto considera o benefício para clientes, para a equipe e para a empresa: tempo economizado, erros evitados, reclamações reduzidas. O esforço considera tempo, custo, dependências de outras áreas e dificuldade de adoção.
- Alto impacto, baixo esforço: fazer já
- Alto impacto, alto esforço: planejar como projeto
- Baixo impacto, baixo esforço: fazer se sobrar tempo
- Baixo impacto, alto esforço: descartar
Como avaliar com o grupo
Liste as ideias em post-its, uma por papel. Cada pessoa vota, de forma independente, o impacto e o esforço de cada ideia, de 1 a 5. Tirar a média das notas reduz a influência de quem fala mais alto.
Quando as notas divergirem muito, converse: a diferença normalmente revela informação que só uma pessoa tinha. Alguém pode saber, por exemplo, que a ideia exige integração com um sistema complicado.
Exemplo fictício
Imagine uma equipe administrativa com quatro ideias: criar modelos de e-mail, trocar o sistema de pedidos, padronizar nomes de arquivos e reescrever todos os manuais. Na matriz, modelos de e-mail e nomes de arquivos caem em alto impacto e baixo esforço; trocar o sistema é alto impacto e alto esforço; reescrever todos os manuais é baixo impacto e alto esforço.
A decisão seria clara: fazer os dois primeiros neste mês, planejar a troca de sistema como projeto com data e responsável, e deixar os manuais de lado até que sejam necessários. Isso evita gastar energia onde o retorno é pequeno.
- Modelos de e-mail: fazer já
- Padronizar nomes de arquivos: fazer já
- Trocar o sistema: planejar como projeto
- Reescrever todos os manuais: descartar por ora
Cuidados ao usar a matriz
A matriz é uma ajuda, não um oráculo. As notas são estimativas e podem estar erradas. Se uma ideia de alto impacto e alto esforço é essencial, ela pode ser quebrada em etapas menores, cada uma com esforço razoável.
Cuidado com o viés de gostar das próprias ideias. Peça a alguém de fora do grupo para avaliar também. E revise a matriz a cada trimestre, pois o impacto e o esforço mudam com o tempo.
Depois de priorizar
Transforme os itens do quadrante 'fazer já' em tarefas com responsável e data. Limite a dois ou três por vez, para dar foco. Anote o que foi para o quadrante de projeto e quem vai detalhar o plano.
Compartilhe a matriz com a equipe e com os gestores. A transparência dos critérios reduz frustrações de quem teve a ideia deixada de lado, pois todos entendem por que ela ficou para depois.
Priorizar é escolher com critério. Reúna sua equipe por quinze minutos, escreva as ideias de melhoria em post-its e posicione-as na matriz. A decisão do que fazer primeiro fica muito mais fácil.