Muitos sistemas de gestão de clientes têm dezenas de relatórios, e o gestor acaba sem olhar nenhum. O segredo está em escolher poucos, que respondam a perguntas importantes e levem a uma ação. Veja cinco relatórios que costumam ser úteis para quem lidera uma equipe comercial, com perguntas para guiar a leitura.
Antes dos relatórios, os dados precisam existir
Nenhum relatório é melhor do que os dados que o alimentam. Se os vendedores registram tarde, pela metade ou de maneira diferente, o gestor tira conclusões erradas. Por isso, o primeiro passo é combinar quais campos são obrigatórios e quando preencher.
Comece pelo essencial: origem do contato, etapa, valor estimado, data prevista de fechamento e próximo passo. Campos demais cansam a equipe e geram preenchimento de má qualidade.
Relatório 1: oportunidades por etapa e por vendedor
Esse é o retrato básico do funil. Mostra quantas oportunidades há em cada etapa e quanto cada vendedor carrega. Serve para identificar desequilíbrios, como alguém com muitas propostas abertas e pouca prospecção, ou o contrário.
Use esse retrato como abertura das conversas individuais. Pergunte à pessoa o que ela vê nos próprios números antes de apresentar a sua leitura, assim ela participa da análise.
- Quantas oportunidades por etapa
- Valor total por etapa
- Distribuição entre vendedores
Relatório 2: negócios sem atividade recente
Lista as oportunidades abertas que não tiveram nenhum registro há determinado número de dias. É o melhor antídoto contra o esquecimento e o otimismo exagerado. Cada item da lista é uma pergunta: ainda vale a pena ou devemos encerrar?
Revise esse relatório semanalmente, de preferência com a equipe. Em pouco tempo, os vendedores passam a atualizar o sistema antes que o gestor pergunte.
Relatório 3: conversão e tempo por etapa
Mostra quantas oportunidades avançam de uma etapa para a seguinte e quanto tempo costumam levar. Se o tempo médio entre proposta e resposta é muito alto, talvez falte acompanhamento ou a proposta esteja pouco clara.
Compare períodos, não apenas pessoas. Uma mudança de tendência ao longo de semanas é mais útil do que a foto de um único mês, principalmente quando o volume de negócios é pequeno.
Relatório 4 e 5: origem dos negócios e motivos de perda
O relatório de origem mostra de onde vêm os clientes que realmente fecham, como indicação, site, redes sociais ou prospecção ativa. Ele orienta onde investir tempo e dinheiro. O relatório de motivos de perda mostra por que as vendas não aconteceram, e é uma fonte valiosa para ajustar oferta e treinamento.
Para esses relatórios funcionarem, os vendedores precisam registrar a origem e o motivo corretamente. Explique para que servem e mostre o que mudou a partir deles; assim o registro deixa de parecer burocracia.
- Origem: qual canal traz clientes que fecham
- Perda: quais motivos mais aparecem
- Ação: o que mudar com base nesses dados
Como transformar relatório em rotina
Escolha um dia da semana para a leitura e anote ações. Um relatório que não gera decisão é só decoração. Ao final de cada leitura, defina no máximo três ações para a semana, com responsáveis.
Revise a cada trimestre se os relatórios continuam úteis. Se uma leitura nunca muda nada, substitua por outra pergunta mais relevante para o momento da empresa.
Um exemplo fictício ajuda a fixar. Uma gerente nota, no relatório de motivos de perda, que quase metade dos negócios perdidos no trimestre aparece como 'sem retorno depois da proposta'. Ela conversa com a equipe e cria uma rotina de contato em três datas após o envio. No trimestre seguinte, o mesmo relatório mostra menos perdas por falta de retorno, e a equipe percebe que o registro tem utilidade real.
Um CRM gerencial útil tem poucos relatórios, dados confiáveis e ritmo de leitura. Escolha esta semana dois relatórios para olhar com a equipe e defina uma ação a partir de cada um.